Meldung von Kassensystemen an die Finanzverwaltung ab dem Jahr 2025

Beginnend mit dem neuen Jahr 2025 kommt eine weitere steuerliche Pflicht auf Sie zu. Die bereits zum 1. Januar 2020 eingeführte, jedoch vorläufig ausgesetzte Kassenmeldepflicht tritt 2025 in Kraft. Näheres zu den betroffenen elektronischen Aufzeichnungssystemen, den zu meldenden Daten, den Übermittlungswegen und zum Zeitrahmen haben wir für Sie nachfolgend zusammengefasst:

Meldepflichtige Systeme

Meldepflichtig sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, mit denen auch bare Geschäftsvorfälle verwaltet werden können. Dies sind genau die Systeme, die vor einigen Jahren bereits zwingend mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nachgerüstet werden mussten. Unter die Meldepflicht fallen damit klassische Registrier- und Cloudkassen aber auch Softwaresysteme, beispielsweise in Hotels und Arztpraxen, mit integriertem Kassenmodul. Seit 2024 gehören zusätzlich Taxameter und Wegstreckenzähler zu den betroffenen Systemen.

Achtung: Neben der Anschaffung eines meldepflichtigen Systems sind auch Korrekturen (z. B. Austausch der TSE) oder dessen endgültige Außerbetriebnahme anzumelden. Zusätzlich sind in einer Übergangsphase sämtliche noch genutzten Altsysteme zu melden. Meldepflichtig sind alle angeschafften aber auch alle (auch kurzzeitig) gemieteten und geleasten Kassensysteme.

Zu meldende Daten

In die Meldung sind die folgenden Daten aufzunehmen:

1. Name des Steuerpflichtigen,
2. Steuernummer des Steuerpflichtigen,
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Bitte beachten Sie, dass die Meldung je Betriebsstätte zu erfolgen hat und bei jeder Meldung immer sämtliche sich in der Betriebsstätte im Einsatz befindlichen meldepflichtigen Systeme aufgeführt werden müssen.

Varianten zur Umsetzung der Kassenmeldung

Für die elektronische Übermittlung der zu meldenden Daten hat die Finanzverwaltung mit dem ELSTER-Portal und einer Schnittstelle für Datenübermittler lediglich zwei Wege vorgesehen. Daraus ergeben sich die folgenden Varianten:

1. Unternehmer registrieren sich selbst im ELSTER-Portal, erfassen die erforderlichen Daten dort und senden die Meldung selbst an das Finanzamt.
2. Unternehmer sprechen ihren Kassenhersteller/-händler an, ob dieser die Vervollständigung der zu meldenden Daten in ihrem Kassensystem sowie die anschließende Übermittlung der Daten an das Finanzamt in seinem System vornehmen kann.
3. Es wird ein Dritter (z. B. externer Dienstleister oder auch Steuerberater) mit der Erstellung der Meldung beauftragt, dem alle hierfür benötigten Daten und Informationen (möglichst digital) zur Verfügung gestellt werden.

Eine Ausfüllanleitung ist auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen unter folgendem Link möglich:

BMF-Ausfüllanleitung

Zeitrahmen für die Erfüllung der Meldepflicht

Das Meldesystem startet am 1. Januar 2025. Bis zum 31. Juli 2025 müssen die Daten für alle vor dem 1. Juli 2025 angeschafften meldepflichtigen Systeme übermittelt werden. Für nach dem 30. Juni 2025 angeschaffte Aufzeichnungssysteme gilt jeweils die gesetzliche Frist von einem Monat nach Anschaffung. Ebenso sind innerhalb eines Monats jeweils Änderungen der Verhältnisse oder dieendgültige Außerbetriebnahme zu melden.

Folgen von Verstößen gegen die Meldepflicht

Wer gegen die Meldepflicht verstößt, gerät in das Visier seines Finanzamtes. Im Rahmen von Betriebsprüfungen drohen möglicherweise Hinzuschätzungen. Außerdem kann das Finanzamt gesondert zur Meldung auffordern und dabei ein Zwangsgeld androhen. Wer dann seiner Meldepflicht nicht nachkommt, muss das Zwangsgeld bezahlen.