Neue Kleinunternehmerregelung ab 2025 - Das ist zu beachten!

Zum 1. Januar 2025 ist die neue Kleinunternehmerregelung in Kraft getreten. Diese wurde durch das Jahresteuergesetz 2024 umfassend reformiert und mit dem EU-Recht harmonisiert.

Bis einschließlich 2024 wurde die Umsatzsteuer bei Kleinunternehmern nicht erhoben. Ab 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern nun umsatzsteuerfrei. Im Ergebnis ändert sich aber nichts. Dies hat allerdings einige Anpassungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) zur Folge. Außerdem wurde eine neue harmonisierte Kleinunternehmerregelung für das übrige Gemeinschaftsgebiet mit eigenen Umsatzgrenzen eingeführt.

I. Kleinunternehmerregelung Inland (Deutschland)

Die maßgebliche Umsatzgrenze ab 2025 wurde auf 25.000 Euro (bisher 22.000 Euro) bzw. 100.000 Euro (bisher 50.000 Euro) angehoben. Beim Überschreiten der 100.000 Euro-Umsatzgrenze gilt die Umsatzsteuerpflicht sofort ab dem Umsatz, der die Grenze erstmals überschreitet und nicht erst ab dem nächsten Jahr.

Ist die Kleinunternehmerregelung anzuwenden, dann sind diese Regelungen nicht anwendbar:

• Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen (§ 4 Nr. 1 Buchst. b, § 6a UStG),
• Verzicht auf Steuerbefreiungen (§ 9 UStG),
• Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern in einer Rechnung (§ 14a Abs. 1 S. 3, Abs. 3 S. 2 und Abs. 7 S. 2 UStG) und
• Erklärungspflichten (§ 18 Abs. 1 bis 4 UStG).

Zu beachten sind weiterhin die folgenden Regelungen:

• Steuererklärungspflicht nach Aufforderung (§ 149 Abs. 1 S. 2 AO)
• Voranmeldungspflicht für bestimmte Umsätze nach § 18 Absatz 4a UStG (bspw. bei Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens nach § 13b UStG).
• Besteuerung von innergemeinschaftlichen Erwerben beim Überschreiten der Erwerbsschwelle von 12.500 Euro (vgl. § 1a Abs. 3 UStG).

Hinweis: Nach neuem Recht handelt es sich bei den Umsatzgrenzen immer um Nettobeträge, weil die bisherige Regelung (Umsatz zzgl. Umsatzsteuer, die nicht erhoben wird) aufgrund der neuen Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nicht mehr möglich ist (hier gibt es keine Umsatzsteuer mehr, die hinzugerechnet werden könnte). Das hat bspw. zur Folge, dass bei der Prüfung der Umsatzgrenze von regelbesteuerten Unternehmern im aktuellen Jahr nur noch auf die erzielten Netto-Einnahmen (Umsätze) abzustellen ist. Die Umsatzsteuer auf den Umsatzsteuerkonten bleibt dabei unberücksichtigt, so dass in diesem Fall bereits Gesamteinnahmen von bis zu 29.750 Euro (brutto) die Kleinunternehmerregelung im Folgejahr auslösen können! Das bedeutet jedoch nicht, dass auch ein Kleinunternehmer Einnahmen von bis zu 29.750 Euro steuerfrei behandeln kann. Vielmehr endet beim Kleinunternehmer die Steuerpflicht bereits für alle Umsätze, bei denen die 25.000 Euro-Grenze überschritten wird. Insofern kann die Prüfung der Grenze in beiden Fällen (regelbesteuerter Unternehmer sowie Kleinunternehmer) direkt aus den bebuchten Erlöskonten (ohne Anlagenverkäufe) abgelesen werden.

Die bisherige Umrechnung in einen Jahresgesamtumsatz bei Beginn oder Ende der unternehmerischen Tätigkeit in diesem Jahr entfällt. Nach der Begründung im Gesetzentwurf soll aber die bisherige Praxis durch die Neuregelung unverändert bleiben. Dies bedeutet, dass JEDER Unternehmer, der im Jahr 2025 seine unternehmerische Tätigkeit aufnimmt, zunächst Kleinunternehmer ist und diese Eigenschaft erst mit dem Überschreiten der 25.000 Euro-Umsatzgrenze verliert. Das hat zur Folge, dass ohne einen expliziten Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung aufgrund der Steuerbefreiung auch der Vorsteuerabzug ausgeschlossen ist.

Der Verkauf von Anlagevermögen und bestimmte steuerfrei Umsätze (bspw. Vermietung von Grundbesitz oder Heilbehandlungen) zählen weiterhin nicht zum Gesamtumsatz.

Der (rückwirkende) Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung gilt für inländische Unternehmer weiterhin für mindestens fünf Kalenderjahre und ist an die Steuererklärungsfrist (Ende Februar des zweiten Folgejahres) gebunden worden (Hinweis: Dies gilt bereits für das Jahr 2024, da diese Regelung bereits im Rahmen des Wachstumschancengesetzes von der allgemeinen Festsetzungsfrist auf das Ende des zweiten Folgejahres verkürzt wurde).

Außerdem wurde eine gesonderte Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer in § 34a UStDV eingeführt, die zu verwenden ist. Hinweis: Die Verwendung ist aber keine Voraussetzung für die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.

Achtung: Bei einem Wechsel von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung kommt es weiterhin zu einer Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG, die zu einer Vorsteuerrückzahlung führen kann. Im umgekehrten Fall, kann dies auch zu einem Vorteil führen.

II. Kleinunternehmerregelung EU-Mitgliedstaaten

Für Unternehmer, die (auch) im übrigen Gemeinschaftsgebiet Umsätze erzielen, wurde eine separate Regelung eingeführt. Dazu müssen Kleinunternehmer beim BZSt eine neue Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (Kleinunternehmer-IdNr.) beantragen, die zur Erfüllung von neuen Meldepflichten (quartalsweise Umsatzmeldungen an das BZSt) benötigt wird.

Die EU-Kleinunternehmerregelung (§ 19 Abs. 5 UStG) für im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer (einschließlich Deutschland) ist unabhängig von der nationalen Regelung zu betrachten. Dabei ist im ersten Schritt zu prüfen, ob die folgenden Voraussetzungen für die EU-Regelung eingehalten werden:

• nicht mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz im Gemeinschaftsgebiet im Vorjahr
• nicht mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz im Gemeinschaftsgebiet im aktuellen Jahr sowie
• vergebene Kleinunternehmer-IdNr. vom Ansässigkeitsstaat (im Inland: vom BZSt).

Liegen die Voraussetzungen vor, muss in einem zweiten Schritt die Kleinunternehmerregelung im jeweiligen Mitgliedstaat geprüft werden. Dazu muss eine Detailprüfung der dortigen Regelungen veranlasst werden. Sind auch die Voraussetzungen im konkreten Mitgliedstaat erfüllt, ist die Kleinunternehmerregelung in diesem Mitgliedstaat anzuwenden.

Das nachfolgende Prüfschema hilft bei der richtigen Prüfreihenfolge:

Der Verzicht auf die EU-Kleinunternehmerregelung ist ebenfalls möglich.

• Der Verzicht wird von Beginn des auf den Eingang der Verzichtserklärung folgenden Kalendervierteljahres an wirksam.
• Geht die Verzichtserklärung im letzten Monat eines Kalendervierteljahres ein, wird der Verzicht von Beginn des zweiten Monats des folgenden Kalendervierteljahres an wirksam.
• Der Verzicht bindet den Unternehmer mindestens für fünf Kalenderjahre.
• Der Unternehmer kann den Verzicht (nach Ablauf der fünf Kalenderjahre) mit Wirkung vom Beginn eines darauffolgenden Kalenderjahres an widerrufen (vgl. § 19 Abs. 5 UStG).

Ein Überschreiten der Grenze von 100.000 Euro ist innerhalb von 15 Werktagen beim BZSt (Internetseite: Kleinunternehmer - Anmeldung über das BZSt-Online-Portal erforderlich) anzuzeigen. Auch hier ist der Umsatz, mit dem die Grenze von 100.000 Euro überschritten wird, im jeweiligen Mitgliedstaat der Leistungserbringung umsatzsteuerpflichtig. Insofern wechselt der Unternehmer dann vom elektronischen Meldeverfahren für Kleinunternehmer in das One-Stop-Shop-Verfahren oder er registriert sich in diesem Mitgliedstaat.

Achtung: Sofern die EU-Kleinunternehmerregelung anzuwenden ist, entfällt der Vorsteuerabzug im Inland anteilig. Dadurch wird im Inland eine Vorsteuerberichtigung nach § 15a USt ausgelöst. Bei der Vorsteuerberichtigung müssen somit die Vorsteuerbeträge ermittelt werden, die (nur) auf die ausländischen Umsätze anteilig entfallen. Die Berechnung erfolgt dabei regulär für jedes einzelne Berichtigungsobjekt gesondert (Umsatzschlüssel, Flächenschlüssel etc.). Außerdem ist zu beachten, dass sich Unternehmer lt. BZSt separat für jeden Mitgliedstaat für die EU-Kleinunternehmerregelung entscheiden können. Daher muss die Vorsteuerberichtigung für die jeweils beantragten Mitgliedstaaten entsprechend heruntergerechnet werden. Tipp: Da die Vorsteuerberichtigung bei etablierten Unternehmen sehr aufwendig ist und i.d.R. eine Vorsteuerrückzahlung zur Folge hat, wäre zu überlegen, ob es günstiger wäre, freiwillig auf die EU-Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Der Unternehmer müsste sich dann aber im jeweiligen Mitgliedstaat (bzw. für das OSS-Verfahren) gesondert umsatzsteuerlich registrieren und die entsprechenden Umsätze dort anmelden und versteuern.