E-Rechnung – Das gilt ab 2025

Der Bundesrat hat dem Wachstumschancengesetz am 22.03.2024 zugestimmt. Somit gilt für Unternehmer ab dem 1. Januar 2025 eine Empfangspflicht für E-Rechnungen. Die EU hatte Deutschland die vorgezogene E-Rechnungspflicht bereits genehmigt. Im Detail gilt ab 2025 die folgende Regelung:

Verpflichtung zur E-Rechnung

Grundsätzlich besteht ab dem 1. Januar 2025 die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, wenn eine nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistung (steuerfreie Leistungen ohne Vorsteuerabzugsrecht) von einem inländischen Unternehmer an einen anderen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird (sog. Business-to-Business-Leistung bzw. kurz: B2B). Die elektronische Rechnung muss innerhalb von 6 Monaten ausgestellt werden.

Option zur E-Rechnung

Erbringen Unternehmer Leistungen gegenüber Endverbrauchern, bleibt es grundsätzlich bei der Abrechnung in Papierform, es sei denn, der Rechnungsempfänger stimmt der Ausstellung einer E-Rechnung zu.

Bei Leistungen gegenüber juristischen Personen, die nicht Unternehmer sind oder bei Werklieferungen bzw. sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer besteht ebenfalls ein Wahlrecht zur Ausstellung einer E-Rechnung, wenn der Leistungsempfänger zustimmt. Wenn es sich um eine Leistung handelt, die nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 steuerfrei ist, muss die Rechnung in diesen beiden Fällen innerhalb von 6 Monaten ausgestellt werden.

Übergangsregelungen

Für einen ausgeführten Umsatz der Jahre 2025 bis 2026 (nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027) kann eine Rechnung noch bis Ende 2026 auf Papier (auch ohne Zustimmung des Leistungsempfängers!) oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden.

Für einen ausgeführten Umsatz des Jahres 2027 (nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028) gilt dies entsprechend, sofern der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.

Für einen ausgeführten Umsatz der Jahre 2026 bis 2027 (nach dem 31. Dezember 2025 und vor dem 1. Januar 2028) kann die Rechnung noch bis Ende 2027 vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden, wenn dabei der elektronische Datenaustausch (EDI) genutzt wird.

Ausnahmeregelungen

Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für steuerfreie Leistungen ohne Vorsteuerabzugsrecht (§ 4 Nummer 8 bis 29 UStG). Dabei kommt es auf die Perspektive des leistenden Unternehmers an.

Auch Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht über eine Änderung in den §§ 33-34 UStDV generell ausgenommen.

Konsequenz: Empfangspflicht für Unternehmer ab dem Jahr 2025!

Die Einführung der E-Rechnung bedeutet für Unternehmer im Ergebnis eine Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ab dem Jahr 2025. Denn dort, wo grundsätzlich eine E-Rechnungspflicht besteht (B2B-Umsätze), bietet die Übergangsregelungen nur dem Rechnungsaussteller ein Wahlrecht zur Ausstellung einer Rechnung in Papierform.

Entscheidet sich der Rechnungsaussteller gegen die Papierform und stellt er eine E-Rechnung aus, so muss der unternehmerische Leistungsempfänger diese E-Rechnung auch annehmen; er hat keinen Anspruch mehr auf Ausstellung einer Rechnung in Papierform. Denn die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur Entgegennahme ist im B2B-Bereich ab dem Jahr 2025 immer nur bei anderen elektronischen Formaten erforderlich; nicht jedoch bei der E-Rechnung.

Die Empfangspflicht ab 2025 gilt auch uneingeschränkt für Unternehmer, die nur steuerfreie Leistungen erbringen (bspw. „private“ Vermieter von Wohnraum) sowie für Kleinunternehmer.

Anforderungen an E-Rechnungen

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Das strukturierte elektronische Format muss dabei der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 (ABl. L 133 vom 6. 5. 2014, S. 1) entsprechen. Alternativ kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger auch ein anderes elektronisches Format vereinbart werden, wenn darin die gesetzlich erforderlichen Angaben entsprechend enthalten sind und ausgewertet werden können.

Weiterhin muss die Echtheit der Herkunft der Rechnung (Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers), die Unversehrtheit ihres Inhalts (Unveränderbarkeit) und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Unbeschadet anderer zulässiger Verfahren gelten bei einer E-Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder den elektronischen Datenaustausch (EDI) als gewährleistet.

Vermutlich wird das Bundesministerium der Finanzen hierzu noch eine Rechtsverordnung mit näheren Bestimmungen zur Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats einer E-Rechnung erlassen.

Das Merkblatt "Ausstellung und Empfang elektronischer Rechnungen" wurde entsprechend aktualisiert und kann heruntergeladen werden.